Task Management software kann eine unverzichtbare Ressource sein, um die Produktivität kundenbasierter Arbeitsabläufe zu steigern oder die Projektausführung zu optimieren. Um die ideale Task Management slösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, prüfen Sie sorgfältig die Skalierbarkeit im Hinblick auf Wachstumspotenzial und Leistung sowie Kollaborations- und Integrationsfähigkeiten für nahtlose Arbeitsabläufe.
Verbessern Sie die Organisation: Durch die Zentralisierung von Aufgaben und Fristen an einem leicht zugänglichen Ort verringert sich die Wahrscheinlichkeit verpasster Meilensteine, während gleichzeitig Anstrengungen priorisiert und die Produktivität von Einzelpersonen und Teams gesteigert werden.
ORGANISIEREN SIE IHRE AUFGABEN
Das Organisieren von Aufgaben in kleineren, organisierten Listen erleichtert die Bewältigung dieser Aufgaben und hilft bei der Priorisierung dessen, was wirklich erledigt werden muss.
Denken Sie daran, Aufgaben hinsichtlich ihrer Wichtigkeit gegenüber Ihrer Liste zu priorisieren; Priorisieren Sie diejenigen, die sofort gelöst werden können, während Sie diejenigen delegieren oder verschieben, die warten können.
Die Priorisierung von Aufgaben nach Fälligkeitsdatum ist eine effektive und einfache Möglichkeit, Ihre Arbeit zu organisieren. Auf diese Weise können Sie dringende Probleme zunächst angehen, bevor Sie andere Aufgaben um sie herum planen.
Eine andere Möglichkeit, Aufgaben nach Energie zu organisieren, besteht darin, sie in überschaubare Abschnitte aufzuteilen und sie den ganzen Tag über durchzugehen, wenn Sie besonders viel Energie haben.
Verknüpfen Sie jede Aufgabe mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation, um eine maximale Wirkung zu erzielen. Auf diese Weise können Sie sehen, wie sich einzelne Aufgaben auf die Unternehmensziele auswirken. So erhalten Sie Kontext bei der Festlegung von Fristen oder Prioritäten und können Ihren Teammitgliedern helfen, konzentriert zu bleiben, wenn sie Anpassungen vornehmen oder Prioritäten setzen. Dadurch wird auch die „Arbeit rund um die Arbeit“ reduziert, z. B. das häufige Wechseln von Aufgaben oder die Suche nach Dateien, die in einer Büroumgebung über 60 % der Zeit in Anspruch nehmen können.
VERFOLGEN SIE IHRE AUFGABEN
Effektives Task Management ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens, unabhängig davon, ob Sie als Unternehmer mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen oder ein Team von Mitarbeitern leiten. Ein umfassendes Tool kann dabei helfen, Projekte auf Kurs zu halten und gleichzeitig alle über ihre Verantwortlichkeiten und Beiträge auf dem Laufenden zu halten.
Task Management-Apps erleichtern das Erstellen und Organisieren einer Liste einzelner Aufgaben mit jeweils eigenem Fälligkeitsdatum und Status. Sie ermöglichen auch die Zuweisung von Aufgaben zwischen Benutzern sowie die Einrichtung von Erinnerungen bei bevorstehenden Fristen – und tragen so dazu bei, dass wichtige Aufgaben nicht untergehen.
Durch die Verwendung einer Online-Task Management-App stehen Ihnen erweiterte Funktionen wie Zeiterfassung und Fortschrittsüberwachung zur Verfügung, mit denen Sie die geleistete Arbeit ganz einfach nachverfolgen können. Ein grafischer Fortschrittsbalken wird jedes Mal automatisch aktualisiert, wenn jemand seine Arbeit protokolliert. Dies dient als effektive Möglichkeit, alle auf dem Laufenden zu halten, ohne dass häufige Statusbesprechungen erforderlich sind.
Die besten Task Management-Apps bieten mobile Kompatibilität, Skalierbarkeit, Anpassungsoptionen und Datensicherheitsfunktionen, die den Anforderungen jedes Teammitglieds gerecht werden. Suchen Sie nach intuitiven Designs mit benutzerfreundlichen Oberflächen, damit auch Technik-Neulinge schnell und einfach lernen können. Stellen Sie sicher, dass die App Schulungen und Support bietet, damit sich Ihr Team schnell mit den Funktionen vertraut machen kann und Sie sofort von den Vorteilen profitieren können.
PLANEN SIE IHRE AUFGABEN
Aufgabenplaner bieten die ideale Möglichkeit, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten, von einzelnen Aufgaben bis hin zur Zusammenarbeit mit Kollegen. Indem sie dafür sorgen, dass Sie sichtbar sind und den Zeitplan einhalten, stellen sie auch sicher, dass Fristen eingehalten werden und alle auf dem Laufenden bleiben.
Sobald Sie eine manuelle Aufgabe erstellen, wird diese im Kalender mit einer eigenen Farbe und einem eigenen Aufgabenindikator angezeigt, um sie von einer automatisch geplanten Aufgabe zu unterscheiden. Darüber hinaus ermöglichen Gantt-Diagramme die Sichtbarkeit der Start- und Enddaten manuell geplanter Aufgaben.
Wenn für eine Aufgabe eine bestimmte Dauer und ein festgelegter Arbeitsaufwand festgelegt sind, können Sie diese mithilfe des Aufgabenrechners anpassen. Darüber hinaus können Sie das Wiederholungsmuster so bearbeiten, dass es sich in von Ihnen festgelegten Intervallen wiederholt.
Mit einer flexiblen Einschränkung ermöglicht Ihnen die Planungs-Engine, eine Aufgabe so früh oder so spät wie gewünscht zu planen, sodass sie vor Projektende abgeschlossen wird und nachfolgende Aufgaben nicht verzögert werden. Umgekehrt erzwingt diese Planungs-Engine bei der Einrichtung strenger Einschränkungen das Startdatum ihrer Aufgabe, unabhängig davon, ob ihre Vorgängeraufgaben vor diesem Datum abgeschlossen werden.
Wenn eine Aufgabe eine Ende-zu-Start-Abhängigkeit und eine ASAP- oder SNET-Einschränkung aufweist, kann ihre Nachfolgeaufgabe nicht beginnen, bevor ihre Vorgängeraufgabe abgeschlossen ist. Sie können dieses Verhalten ausschalten, indem Sie die Aufgabe auswählen, auf „Datei“ > „Optionen“ > „Zeitplan“ klicken und die Option „Aufgaben berücksichtigen immer ihre eingeschränkten Termine“ aktivieren.
KOMMUNIZIEREN SIE MIT IHREM TEAM
Task Management software kann eine unschätzbar wertvolle Unternehmenslösung für Unternehmen jeder Größe sein, da sie eine größere Transparenz in Prozesse und Arbeitsabläufe bietet, indem sie Einblick in Projektzeitpläne, Teamarbeitsbelastung, Ressourcenzuteilung und Zuordnungsdaten und -einblicke bietet – was wiederum Entscheidungsträgern die Entscheidungsfindung ermöglicht Besser fundierte Entscheidungen, die zu besseren Projektergebnissen und einer besseren Ressourcennutzung führen.
Die Möglichkeit, Aufgaben und Fristen zuzuweisen, Arbeit zu priorisieren, den Fortschritt zu verfolgen und mit Teammitgliedern zu kommunizieren, ist für Benutzer eine unschätzbare Möglichkeit, den Überblick über ihre Arbeitsbelastung zu behalten und sicherzustellen, dass Projekte termingerecht abgeschlossen werden – besonders wichtig für Teams, die remote oder an mehreren Standorten arbeiten thelma riley.
Darüber hinaus kann Zeitmanagement-Software dazu beitragen, den Zeitaufwand für unproduktive Aktivitäten zu reduzieren. Studien zeigen, dass Multitasking zu schlechter Leistung führen kann; Um diese Falle zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie alle zeitraubenden Aktivitäten identifizieren und diejenigen eliminieren, die nicht direkt zum Erfolg Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation beitragen.
Die Auswahl einer effektiven Task Management software erfordert sorgfältige Überlegungen und Bewertung. Berücksichtigen Sie, wie es genutzt wird und wer Zugriff benötigt. Bewerten Sie die Lernkurve und Benutzerfreundlichkeit – Software mit einfacher Navigation fördert die schnellere Akzeptanz und Nutzung und trägt so zur Maximierung der Produktivität und Effizienz bei.