Smartsheet ist eine dynamische Arbeitsplattform, mit der Sie Projekte verwalten, Arbeitsabläufe erstellen und mit dem Team zusammenarbeiten können. Schauen Sie sich die besten Funktionen an!
Smartsheet vereinfacht verschiedene Projektaspekte wie die Verwaltung von Ressourcen, Inhalten, Dokumenten, Feedback, Genehmigungen, Überprüfungen und vielem mehr. Benutzer verschiedener Berufe aus mehr als 190 Ländern finden diese webbasierte App praktisch für die Verwaltung von Projekten mit vielen beweglichen Teilen.
Als Anfänger denken Sie vielleicht, dass die Verwendung dieser App viel Training erfordert. Wenn Sie jedoch die folgenden wesentlichen Funktionen von Smartsheet durchgehen, kommen Sie dem Status eines Chefbenutzers einen Schritt näher.
1. Content-Management
Smartsheet bietet einen Mehrwert für alle Content-Management-Aufgaben, die Sie durchführen. Wenn Sie Blogger, YouTuber, Designer oder Fotograf sind, können Sie mit dieser App Ihr gesamtes Content-Management optimieren. Sie müssen nicht einmal eine zusätzliche Hand einstellen, um Inhalte in dieser App zu verwalten, da es sich um ein benutzerfreundliches Tool handelt.
Einige hervorgehobene Aufgaben der Inhaltsverwaltung , die Sie auf Smartsheet ausführen können, sind:
- Ein spezielles Produktionsprozessblatt zur Überwachung der Inhaltsproduktion durch Teammitglieder.
- Einfach einzurichtende Benachrichtigungen und Erinnerungen, die dafür sorgen, dass Ihre Designer den Zeitplan einhalten.
- Teammitglieder und betroffene Kunden können Inhaltsnachweise problemlos überprüfen.
- Genehmiger können den Inhalt in Echtzeit überprüfen, um die Leerlaufzeit der Ersteller zu minimieren.
- Mehrere Feedbackkanäle wie Gespräche, angeheftete Anmerkungen und individuelle Genehmigungen.
Herunterladen: Smartsheet für Android | iOS (kostenlos)
2. Projektressourcenmanagement
Die Ressourcenverwaltungsfunktion hilft Ihnen, die Kapazitätsauslastung Ihrer Teammitglieder zu visualisieren, eine kompetente Person für Aufgaben zu finden, Projektkosten zu senken und vor allem weiter zu wachsen. Sie können die folgenden Aktionen ausprobieren, um mit der Ressourcenverwaltung zu beginnen:
- Importieren Sie die Liste der Mitarbeiter oder Mitarbeiter aus einer beliebigen Tabellendatei.
- Sie können Kunden und deren Projekte strukturiert hinzufügen.
- Erstellen Sie ausführliche Zeitpläne für Aufgaben eines Projekts, indem Sie Ressourcen aus dem Dienstplan zuweisen. Mit einem einfachen Schieberegler können Sie Stunden, Zeitrahmen usw. festlegen.
- Teammitglieder können ihre Zeit in verschiedenen Formaten erfassen, z. B. in aufgeschlüsselten Stunden und Minuten sowie in Halbtagen.
- Eine robuste Analyseseite, die Daten von Personen, Budgets und Zeit abruft, sodass Sie diese Daten filtern und in aufschlussreichen Berichten gruppieren können.
3. Nahtlose Teamzusammenarbeit
Smartsheet erleichtert die 360°-Zusammenarbeit und Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden, Teammitgliedern usw. Dank seiner Flexibilität können Sie ein einzelnes Element, mehrere Elemente oder einen gesamten Arbeitsbereich gemeinsam nutzen. Darüber hinaus können Sie anonymes Feedback und Kommentare über Formulare sammeln, deren Erstellung weniger Klicks erfordert.
Der Abschnitt „Gespräche“ hält die Projektkommunikationskanäle über verschiedene Medien wie @Erwähnung, Anhänge, Nachweise und Erinnerungen offen. Das Tool ermöglicht die Aufzeichnung von Gesprächen auf verschiedenen Ebenen wie Blättern, Zeilen und Arbeitsbereichen. Darüber hinaus können Sie die Zugriffsebenen der Benutzer anpassen, um Kommentaränderungsrechte zuzulassen oder zu entziehen.
4. Prozessmanagement
Arbeiten Sie regelmäßig an unterschiedlichen Projekten oder betreuen Sie im Rahmen Ihres Berufs mehr als ein Projekt? Dann ist Smartsheet die ideale Plattform für Sie. Das Tool verfügt über zahlreiche Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung mehrerer Projekte von einem Kontrollzentrum aus helfen. Diese sind:
- Planen und richten Sie Projekte ganz einfach auf Smartsheet mit Project Blueprints ein. Dabei handelt es sich um wiederverwendbare Berichte, Blätter und Dashboards, die ein Projekt bilden.
- Ein strategisches Dashboard, das jedes Projekt in Ihrem Portfolio aus der Vogelperspektive anzeigt.
- Widget-basierte Visualisierung des Projektstatus für mehrere Projekte und Zugriff auf deren Blätter mit nur einem Klick.
- Eine zentrale Konsole, mit der Sie Inhalte, Aufgaben, Korrekturen, Beauftragte usw. genehmigen können.
- Mit dem Modul „Globale Updates“ können Sie Änderungen an Projekttafeln vornehmen, die auf der Grundlage eines bestimmten Blueprints erstellt wurden.
5. Digitale Assets verwalten
Die Verwaltung digitaler Assets auf einer sicheren Online-Plattform ist eine wesentliche Aufgabe für einen kreativen Designer oder Entwickler. Manchmal können Kunden möglicherweise nicht auf Ihre Arbeit zugreifen oder jemand kopiert Ihre Kreation ohne Ihr Wissen, weil Sie sich auf die Erstellung von Inhalten konzentrieren müssen.
Smartsheet bietet Ihnen Zugriff auf Brandfolder, der die oben genannten Probleme behebt. Mit diesem Tool können Sie digitale Assets sicher und effizient verteilen oder präsentieren. Außerdem können Sie damit:
- Passen Sie die Plattform an Ihren Markenstil an.
- Durchsuchen Sie ganz einfach verschiedene Asset-Metadaten durch Filtern, Sortieren usw.
6. Aufgabenautomatisierung
Mit der Smartsheet-Workflow-Automatisierung können Sie sich wiederholende oder manuelle Aufgaben durch automatische Workflows ersetzen und Ihren Teammitgliedern unproduktive Arbeit oder Langeweile ersparen. Ein automatisiertes Workflow-Modul ist ein visuelles Tool. Daher benötigen Benutzer keine Programmierkenntnisse, um eine Aufgabenautomatisierung zu erstellen.
Aktionen, Auslöser und Bedingungen sind die drei Komponenten, die automatische Workflows erstellen. Sie können die folgenden Aufgaben automatisieren:
- Benachrichtigen Sie den Aufgabenempfänger über wichtige Änderungen oder erinnern Sie ihn an Fristen.
- Holen Sie eine Genehmigung ein oder überprüfen Sie den Status des Inhalts.
- Verschieben Sie Zeilen auf andere Blätter oder sperren und entsperren Sie sie.
- Notieren Sie das Datum der Meilensteine.
- Weisen Sie Aufgaben oder Projekten Ressourcen zu.
7. Optimiertes Solution Center
Smartsheet Solution Center ist eine robuste Bibliothek, die Ihnen Zugriff auf eine riesige Sammlung von Projektplänen und Apps bietet. Daher müssen Sie keine Zeit in die Planung und Einrichtung eines Projekts investieren. Wählen Sie einfach eine Vorlage aus, ändern Sie sie ein wenig und beginnen Sie mit der flexiblen Ausführung von Projekten.
Sie finden den gesamten Inhalt des Solution Centers in den folgenden drei Abschnitten organisiert:
- Vorlagen : Hierbei handelt es sich um Einzelblatttafeln zur Verwaltung Ihrer Aufgaben, Ressourcen und Zeit.
- Vorlagensätze : Erhalten Sie vorgefertigte Dashboards, Berichte und Blätter zur Verwaltung komplexer Projekte.
- Add-Ons : Hierbei handelt es sich um Integrationen, Konnektoren und Apps, die Sie mit Ihren Blättern verknüpfen können, um Projektdaten zu importieren oder zu exportieren.
8. Leistungsstarke Integrationen und Add-Ons
Mit Smartsheet können Sie Ihre Arbeit mühelos mit Kunden oder externen Mitarbeitern synchronisieren, die möglicherweise unterschiedliche Projektmanagement-Tools und Kommunikations-Apps verwenden . Daher müssen Sie diese Apps nicht nutzen oder dafür bezahlen.
Sie können Apps von Drittanbietern wie DocuSign, Zapier, Quip, Slack, Outlook, Google Docs usw. mühelos in Ihre Tabellen integrieren. Wenn Aktualisierungen von externen Quellen vorliegen, greifen Sie direkt über Smartsheet darauf zu.
Mit Smartsheet haben Sie außerdem Zugriff auf einfache Apps, die für Ihre Projektblätter entwickelt wurden. Pivot App, Dynamic View, Calendar App, DataMesh usw. sind einige Apps, die das Projektmanagement erleichtern.
9. IT-Anfragen und Ticketausstellung
Die Funktion „IT-Anfragen und Ticketing“ ist ein Vorlagensatz, auf den Sie über das Solution Center zugreifen können. Sie können diese Vorlage verwenden, um die folgenden Aufgaben zu optimieren:
- Erfassen und protokollieren Sie IT-Anfragen über ein einfaches Formular, auf das jeder von Mobilgeräten oder Desktops aus zugreifen kann.
- Verwalten Sie offene, feststeckende oder gelöste IT-Anfragen über ein vereinfachtes Dashboard.
Intuitive und unterhaltsame Projekte
Die oben genannten Funktionen von Smartsheet helfen Ihnen, schneller mit dieser App loszulegen. Es ist nicht nur ein weiteres Tool in Ihrem Tech-Stack, für das Sie ständig bezahlen, ohne zu wissen, wie die App es Ihnen zurückzahlt google duo.
Es ist ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen und Ihrem Team Zeit sparen kann, indem es unproduktive Arbeit in jedem Projekt reduziert. Darüber hinaus kann die App in viele Produktivitätstools von Drittanbietern integriert werden, die Ihre Mitarbeiter oder Kunden verwenden.