Was ist OneTrust?
OneTrust ist ein weltweit führender Anbieter integrierter Trust-Intelligence-Lösungen . Das Unternehmen bietet folgende Möglichkeiten:
- Bauen Sie Vertrauen bei den Stakeholdern auf: Sichern und verwalten Sie Datenschutz, ethische KI- und ESG-Praktiken und stärken Sie das Vertrauen der Verbraucher in Ihre Marke.
- Vereinfachen Sie die Compliance: Automatisieren Sie Compliance-Workflows für Vorschriften wie DSGVO, CCPA und HIPAA und weisen Sie die Einhaltung im gesamten Unternehmen nach.
- Schützen Sie Daten und Privatsphäre: Implementieren Sie robuste Datenschutzmaßnahmen, um vertrauliche Informationen zu schützen und eine ethische Datennutzung sicherzustellen.
- Verwalten Sie Risiken und Ethik: Identifizieren und mindern Sie proaktiv Risiken in Bezug auf Datensicherheit, Ethik und ESG und fördern Sie eine Kultur der Compliance und des ethischen Verhaltens.
Top 10 Anwendungsfälle von OneTrust?
Hier sind die 10 wichtigsten Anwendungsfälle von OneTrust:
- Datenschutzmanagement: Automatisieren Sie Datenschutz-Workflows, verwalten Sie Einwilligungen, Zugriffsanfragen und Rechte der betroffenen Personen und weisen Sie die Einhaltung globaler Datenschutzbestimmungen nach.
- Cybersicherheit und Datenverwaltung: Sicheres Verwalten und Steuern vertraulicher Daten während ihres gesamten Lebenszyklus, um die Datensicherheit zu gewährleisten und Verstöße zu verhindern.
- Ethik und KI-Governance: Implementieren Sie verantwortungsvolle KI-Praktiken, definieren Sie ethische Governance-Prozesse für die Entwicklung und Bereitstellung von KI und minimieren Sie ethische Risiken.
- ESG-Management: Verfolgen und berichten Sie über Initiativen in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG), messen Sie die Auswirkungen und richten Sie sich nach verantwortungsvollen Geschäftspraktiken.
- Compliance-Management: Automatisieren Sie Compliance-Workflows für verschiedene Vorschriften, verfolgen Sie den Fortschritt und erstellen Sie Berichte zum Nachweis der Einhaltung.
- Risikomanagement für Drittanbieter: Bewerten und verwalten Sie mit Drittanbietern verbundene Risiken, um sicherzustellen, dass sie Ihren Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen.
- Vorfallmanagement: Effektiver Umgang mit Datenpannen, Datenschutzvorfällen und anderen Sicherheitsproblemen, Minimieren der Auswirkungen und Verbessern der Reaktionsmöglichkeiten auf Vorfälle.
- Zustimmungsverwaltung: Sichern und verwalten Sie die Zustimmung zur Datenerfassung, zu Marketingzwecken und anderen Zwecken, sorgen Sie für Transparenz und respektieren Sie die Benutzereinstellungen.
- Präferenzverwaltung: Bieten Sie Benutzern klare und benutzerfreundliche Optionen zur Verwaltung ihrer Datenschutzeinstellungen und zur Kontrolle der Verwendung ihrer Informationen.
- Markenreputationsmanagement: Bauen Sie den Ruf Ihrer Marke auf und schützen Sie ihn, indem Sie starken Datenschutz, ethische KI und ESG-Praktiken demonstrieren.
Hinweis: Die umfassende Plattform und die flexiblen Module von OneTrust sind für Organisationen jeder Größe und Branche geeignet. Die Cloud-basierten Lösungen bieten Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und Datensicherheit.
Was sind die Funktionen von OneTrust?
OneTrust bietet auf seiner Trust Intelligence Cloud-Plattform eine breite Palette von Funktionen an, die in vier Hauptsäulen unterteilt sind :
1. Datenschutz und Datenverwaltung:
- Datenzuordnung und -ermittlung: Identifizieren und klassifizieren Sie vertrauliche Daten in Ihren Systemen und sorgen Sie so für eine ordnungsgemäße Verwaltung und den richtigen Schutz.
- Datenschutz-Risikobewertung (PIA & DPIA): Automatisieren und optimieren Sie PIAs und DPIAs, um Datenschutzrisiken proaktiv zu identifizieren und zu mindern.
- Verwaltung der Rechte betroffener Personen: Erleichtert die effiziente Bearbeitung von Zugriffsanfragen, Berichtigungs- und Löschungsanfragen betroffener Personen.
- Zustimmungsverwaltung: Holen Sie die Zustimmung zur Datenerfassung, zu Marketingzwecken und zu anderen Zwecken über verschiedene Kanäle ein und verwalten Sie diese.
- Präferenzverwaltung: Ermöglicht Benutzern, zu kontrollieren, wie ihre Daten verwendet werden, und ihre Datenschutzeinstellungen zu personalisieren.
- Cookie-Einwilligungsverwaltung: Erhalten Sie detaillierte Kontrolle über Cookies und Tracker auf Ihrer Website oder App, um die Cookie-Einwilligungsbestimmungen einzuhalten.
- Management von Datenschutzverletzungen: Effektives Management von Datenschutzverletzungen, einschließlich Reaktion auf Vorfälle, Benachrichtigung und Behebung.
2. Compliance-Management:
- Compliance-Mapping: Ordnen Sie Vorschriften und interne Richtlinien den relevanten Kontrollen und Prozessen in Ihrer Organisation zu und erstellen Sie so einen Compliance-Rahmen.
- Lückenanalyse: Identifizieren Sie Diskrepanzen zwischen vorhandenen Kontrollen und Compliance-Anforderungen und leiten Sie die Behebungsbemühungen.
- Compliance-Workflows: Automatisieren Sie Compliance-Aufgaben wie Richtlinienaktualisierungen, Kontrolltests und Berichte und steigern Sie so die Effizienz und Genauigkeit.
- Berichterstattung und Analyse: Erstellen Sie umfassende Berichte und Dashboards, um den Compliance-Fortschritt zu verfolgen, Trends zu erkennen und die Einhaltung nachzuweisen.
- Auditmanagement: Optimieren Sie den Auditprozess, verwalten Sie Auditergebnisse und gehen Sie Nichtkonformitäten effektiv an.
- Risikomanagement für Drittanbieter: Bewerten und verwalten Sie mit Drittanbietern verbundene Risiken, um sicherzustellen, dass sie Ihren Compliance-Anforderungen entsprechen.
3. GRC und Sicherheitsgarantie:
- Risikomanagement: Identifizieren, bewerten, priorisieren und mindern Sie unternehmensweite Risiken, einschließlich IT-, Betriebs- und Reputationsrisiken.
- Verwaltung interner Kontrollen: Entwerfen, implementieren und überwachen Sie interne Kontrollen, um Risiken zu mindern und eine effektive Unternehmensführung sicherzustellen.
- Vorfallmanagement: Verwalten Sie Sicherheitsvorfälle, verfolgen Sie Lösungen und lernen Sie aus vergangenen Ereignissen, um zukünftige Vorfälle zu verhindern.
- IT- und Sicherheitsrisikomanagement: Sichern Sie Ihre IT-Infrastruktur, indem Sie IT-spezifische Risiken wie Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen identifizieren und beheben.
- Automatisierung von Zertifizierungen: Automatisieren Sie Sicherheitsstandards und Zertifizierungen, vereinfachen Sie den Compliance-Prozess und weisen Sie die Einhaltung nach.
4. KI-Governance:
- KI-Ethikmanagement: Implementieren Sie ethische KI-Praktiken und -Frameworks, um eine verantwortungsvolle Entwicklung und Bereitstellung von KI in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.
- Erkennung und Minderung von Verzerrungen: Identifizieren und beheben Sie potenzielle Verzerrungen in KI-Algorithmen, um Fairness zu fördern und diskriminierende Ergebnisse zu vermeiden.
- Erklärbare KI (XAI): Machen Sie KI-Modelle transparenter und verständlicher und schaffen Sie Vertrauen und Verantwortlichkeit bei KI-Entscheidungen.
- KI-Risikomanagement: Identifizieren und mindern Sie proaktiv die mit KI verbundenen Risiken, wie etwa Datenschutzverletzungen und algorithmische Verzerrungen.
Denken Sie daran: Die Funktionen von OneTrust sind in hohem Maße anpassbar und können an die spezifischen Bedürfnisse und gesetzlichen Anforderungen verschiedener Branchen und Organisationen angepasst werden.
Wie funktioniert OneTrust und wie ist die Architektur?
Der Erfolg von OneTrust beruht auf seiner durchdachten Architektur und seinen effizienten Arbeitsabläufen . Hier ist ein genauerer Blick auf die Leistungsmerkmale der Plattform:
Architektur:
- Mehrschichtige Architektur: Verwendet eine mehrschichtige Architektur für optimale Skalierbarkeit und Leistung. Trennt Datenspeicher, Anwendungslogik und Benutzeroberfläche und gewährleistet so die effiziente Handhabung großer Datenmengen und einen reibungslosen Betrieb bei Spitzenauslastung.
- Föderiertes Datenmodell: Nutzt ein föderiertes Datenmodell, um alle vertrauensbezogenen Elemente in Ihrer Organisation abzubilden. Dazu gehören Entitäten in den Bereichen Datenschutz, Compliance, Risiko und Ethik, die eine umfassende Verwaltung und Analyse ermöglichen.
- Microservices-Design: Folgt einer Microservices-Architektur, bei der die Plattform aus unabhängigen, lose gekoppelten Diensten besteht. Dies verbessert die Modularität, Flexibilität und Wartbarkeit und ermöglicht eine schnellere Entwicklung und Bereitstellung neuer Features und Funktionen.
- Cloudbasierte Infrastruktur: Bietet sowohl lokale als auch Cloud-basierte Bereitstellungsoptionen und bietet Unternehmen so mehr Flexibilität und Zugänglichkeit. Cloud-Umgebungen sind sicher und entsprechen den Branchenvorschriften.
Arbeitsablauf:
- Datenaggregation: Daten aus verschiedenen Quellen wie Datenbanken, Tabellenkalkulationen und Anwendungen von Drittanbietern werden gesammelt und im zentralen Repository von OneTrust normalisiert.
- Governance und Mapping: Regulatorische Anforderungen, ethische Rahmenbedingungen und interne Richtlinien werden den relevanten Prozessen und Aktivitäten zugeordnet. Dadurch werden Verbesserungsbereiche hervorgehoben und die Einhaltung sichergestellt.
- Risiken und Analysen: OneTrust erleichtert die Risikoidentifizierung, -bewertung und -priorisierung in den Bereichen Datenschutz, Sicherheit und Ethik und ermöglicht so proaktive Minderungsstrategien.
- Compliance-Automatisierung: Automatisiert Arbeitsabläufe für verschiedene Vorschriften, einschließlich Richtlinienaktualisierungen, Kontrolltests, Lückenanalysen und Berichterstellung. Dies spart Zeit und verbessert die Genauigkeit.
- Datenschutzmanagement: Vereinfacht und rationalisiert das Datensubjektrechtemanagement, das Einwilligungsmanagement und das Präferenzmanagement und gewährleistet so einen transparenten und ethischen Ansatz zum Datenschutz.
- Zusammenarbeit und Transparenz: OneTrust fördert die Zusammenarbeit, indem es eine zentrale Plattform für vertrauensbezogene Daten, Richtlinien und Arbeitsabläufe bereitstellt und so ein gemeinsames Verständnis und eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen allen Abteilungen gewährleistet.
- Kontinuierliche Verbesserung: Datengestützte Erkenntnisse und umfassende Berichte unterstützen Unternehmen dabei, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, ihre Governance-Praktiken zu aktualisieren und sich an sich entwickelnde Vorschriften und ethische Überlegungen anzupassen.
Vorteile dieser Architektur und dieses Workflows:
- Skalierbarkeit und Leistung: Die mehrschichtige Architektur und das Microservices-Design gewährleisten eine effiziente Handhabung großer Datenmengen und zuverlässige Leistung für komplexe Aufgaben.
- Flexibilität und Anpassung: Das föderierte Datenmodell und das modulare Design ermöglichen es Organisationen, die Plattform an ihre spezifischen Bedürfnisse und gesetzlichen Anforderungen anzupassen.
- Verbesserte Effizienz und Automatisierung: Die Workflow-Automatisierung spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht es Unternehmen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Datengesteuerte Erkenntnisse und umfassende Berichte liefern wertvolle Informationen für ein fundiertes Risikomanagement, die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und eine ethische Entscheidungsfindung.
- Zusammenarbeit und Transparenz: Die zentralisierte Plattform fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen und sorgt für ein gemeinsames Verständnis und eine gemeinsame Verantwortung für vertrauensbezogene Praktiken.
Denken Sie daran: Die Architektur und der Workflow von OneTrust arbeiten zusammen, um eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Lösung bereitzustellen. Durch die Nutzung der Funktionen können Unternehmen ihren Datenschutz, ihre Compliance, ihr Risikomanagement und ihre ethischen Praktiken erheblich verbessern, das Vertrauen der Stakeholder aufbauen und ihren Ruf schützen.
Wie installiere ich OneTrust?
Die Installation von OneTrust umfasst einen mehrstufigen Prozess unter Anleitung unserer Experten, um eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Hier ist ein allgemeiner Überblick:
1. Bereitstellungsoption:
- Cloudbasiert: OneTrust bietet in erster Linie ein sicheres Cloud-basiertes Bereitstellungsmodell, das in seiner vertrauenswürdigen Cloud-Umgebung gehostet und verwaltet wird. Dadurch wird die Notwendigkeit einer Infrastruktur vor Ort eliminiert und Einrichtung und Wartung vereinfacht.
- Vor Ort: Obwohl dies weniger üblich ist, kann OneTrust vor Ort für Organisationen mit spezifischen Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen bereitgestellt werden, die ein Hosting innerhalb ihrer eigenen Infrastruktur erfordern.
2. Erstberatung:
- Wenden Sie sich an die Berater von OneTrust, um eine erste Einschätzung der Anforderungen, Ziele und vorhandenen Datenschutz- und Compliance-Prozesse Ihres Unternehmens zu erhalten.
- Sie führen Sie durch das geeignete Bereitstellungsmodell und erstellen einen maßgeschneiderten Implementierungsplan.
3. Anforderungserfassung:
- Arbeiten Sie mit dem Team von OneTrust zusammen, um Folgendes zu definieren:
- Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen
- Regulatorische Anforderungen und Compliance-Rahmenwerke
- Zu integrierende Datenquellen
- Berichtsbedarf und Anpassungseinstellungen
4. Umgebungseinrichtung:
- Cloudbasiert: OneTrust übernimmt die technische Einrichtung und Konfiguration innerhalb seiner Cloud-Umgebung.
- Vor Ort: Wenn Sie sich für die Bereitstellung vor Ort entscheiden, stellt OneTrust detaillierte Anweisungen und Unterstützung für die Servereinrichtung, Datenbankkonfiguration und Anwendungsbereitstellung innerhalb Ihrer Infrastruktur bereit.
5. Datenzuordnung und -integration:
- Definieren Sie Datenquellen, die in OneTrust integriert werden sollen, z. B. HR-Systeme, CRMs, Marketingplattformen und Websites.
- Verwenden Sie die Datenzuordnungstools von OneTrust, um Konnektoren zu erstellen und Datenflüsse zwischen Systemen herzustellen.
6. Konfiguration und Anpassung:
- Arbeiten Sie mit dem Team von OneTrust zusammen, um die Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen:
- Konfigurieren Sie Workflows für Compliance-Management, Anfragen betroffener Personen, Einwilligungsmanagement und andere Prozesse.
- Passen Sie Dashboards und Berichte an, um die für Ihr Unternehmen relevanten Schlüsselkennzahlen zu visualisieren.
7. Benutzerschulung und Onboarding:
- OneTrust bietet umfassende Schulungsmaterialien und Support, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit der effektiven Nutzung der Plattform vertraut ist.
- Führen Sie Schulungen durch, um Benutzer mit Features, Funktionen und Best Practices vertraut zu machen.
8. Laufender Support und Wartung:
- OneTrust bietet fortlaufenden technischen Support, Wartung und regelmäßige Updates, um optimale Leistung und Sicherheit der Plattform zu gewährleisten.
Weitere Überlegungen:
- Integration mit vorhandenen Systemen: OneTrust lässt sich nahtlos in verschiedene IT-Systeme wie CRMs, Marketing-Automatisierungstools und Data Warehouses integrieren und ermöglicht so eine umfassende Datenverwaltung und Workflow-Automatisierung.
- Sicherheitsmaßnahmen: OneTrust hält sich an die branchenweit bewährtesten Praktiken für Datensicherheit und Datenschutz, einschließlich Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Zugriffskontrollen.
- Einhaltung von Vorschriften: Die Lösungen von OneTrust sind auf die Einhaltung globaler Datenschutzbestimmungen wie DSGVO, CCPA und anderer Bestimmungen ausgelegt, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Risiken zu reduzieren.
Denken Sie daran: Die Experten von OneTrust begleiten Sie durch den gesamten Prozess, bieten Ihnen maßgeschneiderte Unterstützung und sorgen für eine erfolgreiche Implementierung, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
Grundlegende Tutorials zu OneTrust: Erste Schritte
OneTrust ist eine komplexe Plattform mit einer breiten Palette an Funktionen. Sich direkt in diese einzuarbeiten, kann überfordernd sein. Lassen Sie uns einige grundlegende und häufige Anwendungsfälle schrittweise durchgehen, damit Sie sich mit der Plattform vertraut machen können.
1. Datenzuordnung:
Schritt 1: Greifen Sie auf das Dateninventarmodul zu .
Schritt 2: Klicken Sie auf „Neue Datenquelle hinzufügen“ und wählen Sie die entsprechende Option (Datenbank, Datei-Upload usw.).
Schritt 3: Folgen Sie den Anweisungen zum Verbinden und Konfigurieren der Datenquelle.
Schritt 4: Überprüfen Sie die extrahierten Daten und definieren Sie Datentypen für vertrauliche Informationen wie PII, Finanzdaten und Gesundheitsakten.
Schritt 5: Verwenden Sie das Mapping-Tool, um Datenelemente mit relevanten Kategorien und Vorschriften zu verknüpfen.
2. Datenschutz-Risikobewertung (DSFA):
Schritt 1: Navigieren Sie zum PIA-Verwaltungsmodul .
Schritt 2: Klicken Sie auf „Neue PIA erstellen“ und wählen Sie den entsprechenden Prozess oder das entsprechende System aus, das bewertet werden soll.
Schritt 3: Beantworten Sie die geführten Fragen, um potenzielle Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit der Erfassung, Speicherung und Verwendung von Daten zu identifizieren.
Schritt 4: Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung jedes Risikos, um die Minderungsmaßnahmen zu priorisieren.
Schritt 5: Definieren Sie konkrete Minderungsmaßnahmen, verantwortliche Eigentümer und Zieltermine für die Fertigstellung.
3. Automatisierung des Compliance-Workflows:
Schritt 1: Gehen Sie zum Modul Compliance Management .
Schritt 2: Wählen Sie die spezifische Verordnung oder interne Richtlinie aus, für die Sie Workflows automatisieren möchten (z. B. DSGVO, CCPA).
Schritt 3: Nutzen Sie den Workflow Builder, um automatisierte Aufgaben für wichtige Compliance-Aktivitäten zu entwerfen, wie:
- Richtlinienaktualisierungen: Lösen Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen zur Überprüfung und Überarbeitung der Richtlinien aus.
- Kontrolltests: Planen Sie wiederkehrende Tests, um die Wirksamkeit der implementierten Kontrollen zu überprüfen.
- Lückenanalyse: Erstellen Sie automatisierte Berichte, die Diskrepanzen zwischen aktuellen Praktiken und Compliance-Anforderungen hervorheben.
Schritt 4: Weisen Sie den an verschiedenen Workflow-Phasen beteiligten Benutzern Rollen und Berechtigungen zu.
4. Einwilligungsmanagement:
Schritt 1: Öffnen Sie das Modul Consent Management .
Schritt 2: Erstellen Sie Einwilligungsformulare , die den Zweck der Datenerfassung und die Benutzerrechte klar erläutern.
Schritt 3: Entwerfen und integrieren Sie Zustimmungsmechanismen in Ihre Apps, Websites und andere Datenerfassungspunkte.
Schritt 4: Verfolgen und verwalten Sie Einwilligungsaufzeichnungen und stellen Sie sicher, dass einzelne Personen problemlos auf ihre Einwilligungseinstellungen zugreifen, diese widerrufen oder ändern können.
Mehr lesen: Was ist Swimlane und welche Anwendungsfälle gibt es für Swimlane?
5. Grundlegendes Vorfallmanagement:
Schritt 1: Konfigurieren Sie das Incident Response- Modul, um Benachrichtigungskanäle und Eskalationsverfahren zu definieren.
Schritt 2: Erstellen Sie ein Meldeformular , mit dem Mitarbeiter mutmaßliche Datenverstöße oder Datenschutzvorfälle melden können.
Schritt 3: Verwenden Sie das Incident Management Dashboard , um offene Vorfälle zu verfolgen, Untersuchungsteams zuzuweisen und Lösungsaktivitäten zu dokumentieren.
Denken Sie daran: Dies sind nur grundlegende Tutorials, die Ihnen den Einstieg erleichtern. OneTrust bietet umfassende Features und Funktionen, die über diese Schritte hinausgehen. Folgendes ist wichtig:
- Richten Sie es nach Ihren spezifischen Anforderungen aus: Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Schwerpunktbereiche (Datenschutz, Compliance usw.) und priorisieren Sie die Lernmodule entsprechend.
- Zusätzliche Ressourcen konsultieren: Nutzen Sie die Benutzerhandbücher, Schulungsmaterialien und den Online-Support von OneTrust für detaillierte Anweisungen und Best Practices.
- Holen Sie sich fachkundige Beratung: Wenden Sie sich an das Supportteam von OneTrust oder an zertifizierte Berater, um individuelle Unterstützung und Beratung zu erhalten, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Indem Sie mit diesen grundlegenden Schritten beginnen und die verfügbaren Ressourcen erkunden, können Sie Ihre Kompetenz schrittweise ausbauen und die leistungsstarken Funktionen von OneTrust nutzen, um Datenschutz, Compliance und Vertrauen in Ihrem Unternehmen effektiv zu verwalten.