Stellen Sie sich vor: Ihr Chef hat Ihnen gerade eine riesige Excel- Datei geschickt . Sie enthält Hunderte – oder vielleicht sogar Tausende – von Datenzeilen. Und um das Ganze noch schlimmer zu machen: Er möchte, dass Sie in all diesen Zahlen einen ganz bestimmten Trend oder eine bestimmte Information finden.
Dreht sich Ihr Kopf? Werden Ihre Augen glasig? Damit sind Sie nicht allein. Der Anblick all dieser Zeilen, Spalten und Zahlen ist überwältigend.
Glücklicherweise ist Excel unglaublich leistungsstark und existiert buchstäblich, um Ihnen die mühsame Arbeit bei der Datenanalyse abzunehmen, die von Ihnen verlangt wird.
In diesem PivotTable-Tutorial zeigen wir Ihnen in fünf einfachen Schritten, wie Sie diese tolle Funktion nutzen.
Was ist eine pivot table?
Aber rennen Sie nicht gleich in die Berge. Sie haben wahrscheinlich schon einmal von pivot table gehört . Und wenn Sie wie die meisten Leute sind, haben Sie sie sofort als ein weiteres Excel-Tool abgetan, das zu kompliziert für Sie ist.
Tatsächlich sind sie jedoch überraschend einfach zu verwenden und werden Ihnen bei der Datenverwaltung mit Sicherheit eine Menge Kopfzerbrechen bereiten.
Vereinfacht ausgedrückt fasst eine pivot table Ihre Daten zusammen. Sie ermöglicht es Ihnen, wichtige Trends oder Erkenntnisse aus einer ansonsten völlig unübersichtlichen Tabelle zu extrahieren.
Neugierig? Sehen Sie sich dieses Video an, um alle verschiedenen Funktionen einer Excel-pivot table kennenzulernen:
Aber im Grunde müssen Sie nur wissen, dass etwas, das normalerweise lange dauern würde, schnell und schmerzlos erledigt werden kann, wenn Sie eine pivot table erstellen. Und keine Sorge, dieses pivot table-Tutorial führt Sie durch!
So erstellen Sie eine pivot table: Eine Fallstudie
Sie verstehen schon – pivot table sind großartig. Das ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass Sie keine Ahnung haben, wie man eine erstellt.
Aber keine Angst! Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang. Und da es nichts Besseres als ein Beispiel gibt, um Klarheit zu schaffen, schauen wir uns ein konkretes Szenario an, in dem eine pivot table hilfreich sein könnte.
Lernen Sie Jason kennen. Jason braut und verkauft Craft Beer in einer malerischen Brauerei in seiner Heimatstadt. Um seinen Bestand und Brauplan besser verwalten zu können, möchte er herausfinden, ob es Trends hinsichtlich der Biersorte gibt, die sich jedes Quartal am meisten verkauft.
Trinken die Leute zum Beispiel im Winter mehr dunkles Bier? Ein besseres Verständnis der Saisonalität würde ihm sehr helfen, aber zunächst hat er nur eine Tabelle, in der seine Verkäufe jeder Biersorte (Stout, Pilsner, IPA und Amber) pro Quartal in den Jahren 2016 und 2017 aufgeschlüsselt sind.
Um dies zu vereinfachen, hat Jason beschlossen, eine pivot table zu erstellen, um zu sehen, welches Bier er in jedem Quartal am meisten verkauft hat.
Lassen Sie uns die Schritte gemeinsam mit Jason durchgehen.
1. Bereinigen Sie Ihre Daten
Bevor Sie mit der Erstellung von irgendetwas in Excel beginnen, sollten Sie einen kurzen Blick auf Ihre Daten werfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht.
Beim Erstellen einer pivot table sollten Sie besonders auf die Rechtschreibung achten. Wenn Jason beispielsweise irgendwo in seiner Tabelle einen Tippfehler gemacht hat und „Sout“ statt „Stout“ lautet, würde die pivot table beide Wörter in die Datenzusammenfassung übernehmen.
Möchten Sie schnell prüfen, ob Rechtschreibfehler vorliegen? Markieren Sie nur die erste Zeile Ihrer Daten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Daten“, dann auf „Filter“ und dann auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, um alle in dieser Spalte aufgelisteten Elemente anzuzeigen. Dieser Tipp eignet sich natürlich am besten für überschaubarere Datensätze.
Und wenn wir schon über Spaltenüberschriften sprechen: Es ist wichtig zu beachten, dass Excel keine pivot table erstellt, wenn nicht jede Spalte eine Überschrift hat. Stellen Sie also sicher, dass diese vorhanden sind, bevor Sie beginnen! Versuchen Sie, mit PowerPivot große Datensätze schnell und einfach zu bereinigen.
2. pivot table einfügen
Ob Sie es glauben oder nicht, wir sind im Prozess bereits an dem Punkt angelangt, an dem Sie eine pivot table in Ihre Arbeitsmappe einfügen können.
Markieren Sie dazu Ihren gesamten Datensatz (einschließlich der Spaltenüberschriften), klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Einfügen“ und dann auf die Schaltfläche „PivotTable“.
3. Wählen Sie, wo Sie Ihre pivot table platzieren möchten
Nachdem Sie auf die Schaltfläche „pivot table“ geklickt haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie gefragt werden, wo Sie Ihre pivot table platzieren möchten. Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Neues Arbeitsblatt: Das bedeutet, dass es auf einer separaten Registerkarte angezeigt wird, in der sich Ihre Rohdaten befinden.
- Vorhandenes Arbeitsblatt: Das bedeutet, dass es direkt in derselben Registerkarte mit Ihren Rohdaten platziert wird
Letztendlich ist dies eine Frage der persönlichen Vorliebe. Jason wird also fortfahren und seine pivot table in ein neues Arbeitsblatt einfügen. Er wählt diese Option aus, klickt auf „OK“ und dann werden seine pivot table und ein weiteres Popup angezeigt.
4. Wählen Sie aus, was Ihre pivot table enthalten soll
Dies ist der Teil, der für viele am verwirrendsten ist. In diesem Schritt müssen Sie die Daten auswählen, die Sie in Ihre pivot table ziehen möchten.
In Jasons Fall möchte er die verschiedenen Quartale, die Biersorten und die in diesen Quartalen verkauften Gallonen sehen.
Um sie in die pivot table zu ziehen, zieht Jason sie einfach an die entsprechenden Stellen für Zeilen, Spalten und Werte.
Natürlich gibt es Ausnahmen von dieser Regel, aber wenn Sie gerade erst anfangen, ist dies eine gute Möglichkeit, über jeden dieser Punkte nachzudenken:
- Zeilen: Werden Ihre Zeitinkremente sein, ob das nun Quartale (wie Jason), Monate, Jahre usw. sind.
- Spalten: Werden Ihre Kennungen sein – die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie die Daten identifizieren können. In Jasons Fall sind das die Biersorten.
- Werte: Dies ist die Maßeinheit, die Sie messen. In Jasons Fall sind es wieder die verkauften Gallonen Bier.
Nachdem Sie diese an die entsprechenden Stellen gezogen haben, schließen Sie das Popup und Sie sehen Ihre pivot table.
5. Führen Sie Ihre Analyse durch
Jetzt wird Ihre pivot tables ausgefüllt. Bevor Sie die Ärmel hochkrempeln und sich in die Analyse stürzen, ist dies eine gute Gelegenheit, alles noch einmal zu überprüfen. Sehen Sie alle Elemente, die Sie ausgewählt haben? Kommt Ihnen etwas komisch vor?
Wenn nicht, können Sie loslegen – Sie können Ihre pivot table nun zum Erkennen von Trends verwenden!
Jason kann beispielsweise feststellen, dass er im ersten und vierten Quartal viel mehr Stouts (dunklere, schwerere Biere) verkauft – was Sinn macht, da dies die kälteren Monate sind. Im Gegensatz dazu verkauft er im zweiten und dritten Quartal – also in den wärmeren Monaten – viel mehr Pilsner (leichtere, frischere Biere).
Jetzt kann er die Informationen, die er durch seine pivot tables erhalten hat, nutzen, um seinen Brauplan besser zu planen und seinen Craft-Beer-Bestand zu verwalten.
Unser Bierbeispiel löscht Ihren Durst noch nicht? Hier ist eine weitere reale Fallstudie von Microsoft zur Verwaltung von Haushaltsausgaben mit pivot tables.
Mehr lesen: Ein Leitfaden für Anfänger zu vlookup und Pivot-Tabellen
Bereit, loszulegen?
Wir haben in diesem Beispiel nur mit den Grundlagen begonnen. Sie können Ihre Daten noch viel mehr auf unterschiedliche Weise aufteilen und sich auf unterschiedliche Teile konzentrieren. Lesen Sie unseren Artikel zu fortgeschrittenen pivot tabletechniken, um mehr zu erfahren!
Möchten Sie mehr erfahren? Melden Sie sich für unseren pivot table-Kurs an , um noch mehr Tipps und Tricks zu erfahren, mit denen Sie dieses leistungsstarke Tool zu Ihrem Vorteil nutzen können. Wir versprechen: Sobald Sie sie beherrschen, werden Sie begeistert sein!