Wir alle wissen, dass Produktion chaotisch ist. Wenn Sie eine Gruppe von Leuten in einen Raum stecken, können Sie froh sein, wenn Sie organisieren können, was es zum Mittagessen gibt. Hier kommt unsere Excel-Vorlage für Gantt Chart ins Spiel.
Sie kennen Gantt Chart nicht? Wir sind sicher, dass Sie sich darüber freuen werden. Diese visuelle Projektplanungsvorlage gibt Ihnen schnell und einfach einen Überblick darüber, wie lange jede Phase eines Projekts voraussichtlich dauern wird.
Laden Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage für Gantt Chart herunter und wir zeigen Ihnen, wie Sie noch heute ein Gantt Chart in Excel oder ein Google Docs Gantt Chart erstellen!
Was ist ein Gantt Chart?
Ein Gantt Chart ist im Grunde ein Balkendiagramm, bei dem jeder Balken die Start- und Enddaten aller Ereignisse oder Aufgaben darstellt. Es kann je nach Bedarf als Teamkalender, Projektkalender oder beides verwendet werden.
Hier ist ein grobes Beispiel für ein Gantt Chart in Google Sheets .
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Wenn Sie nur grobe Schätzungen für einfache Projekte benötigen, ist es in Ordnung, für die Film- und Videoproduktion ist der Funktionsumfang jedoch nicht wirklich ausreichend.
Jeder Aufgabe ist ein Balken zugeordnet. Der Balken beginnt, wenn die Aufgabe beginnt, und endet, wenn die Aufgabe enden soll. Für Produktionszwecke kann er nach Abteilungen oder Hauptaufgaben unterteilt werden.
Sie können Ihre Projektplanungsvorlage sogar danach aufschlüsseln, in welcher Produktionsphase Sie sich befinden:
- Entwicklung
- Vorproduktion
- Produktion
- Nach Produktion
- Verteilung
Ein weiteres wichtiges Merkmal von Gantt Chart, einschließlich unserer kostenlosen Excel Gantt Chart vorlage, ist die Möglichkeit, „Abhängigkeiten“ anzuzeigen.
Eine Abhängigkeit ist lediglich eine Markierung, dass ein Ereignis nicht beginnen kann, bis ein anderes abgeschlossen ist.
Hier ist ein Beispiel für ein Gantt Chart aus der Welt der Filmproduktion.
Nehmen wir an, Sie haben mit der Vorproduktion begonnen. Das Casting ist für die zweite Juniwoche geplant.
Sie müssen auch mit der Suche nach Drehorten beginnen und möchten, bevor Sie weitermachen, eine Lesung am Tisch machen.
Casting und Location-Scouting sind voneinander unabhängig. Sie müssen nicht unbedingt die Besetzung des Films kennen, um mit der Suche nach möglichen Drehorten zu beginnen.
Allerdings sind Casting und Table Read voneinander abhängig . Das Table Read hängt davon ab, ob das Casting abgeschlossen ist. Sie können schließlich kein wirklich produktives Table Read durchführen, bis Sie alle Casts abgeschlossen haben.
Geschichte der Gantt Chart
Gantt Chart gibt es seit der Jahrhundertwende. Sie wurden in den 1910er Jahren vom Maschinenbauingenieur Henry Gantt als Vorlage für die persönliche Projektplanung entwickelt.
Ein ähnliches Kalendersystem namens Harmonogramm wurde in den 1890er Jahren von einem polnischen Ingenieur namens Karol Adamiecki entworfen , aber erst in den 1930er Jahren veröffentlicht. Und dann auch nur auf Polnisch.
Sie haben sich also nie wirklich durchgesetzt.
Als andere Projektplanungssysteme der Aufgabe nicht gewachsen waren, wurden im Ersten Weltkrieg Gantt Chart verwendet, um die Herstellung von Waffen für die Kriegsanstrengungen zu verfolgen. Weitere Beispiele für Gantt Chart sind der Hoover-Staudamm und das Federal Interstate System.
Die Personalcomputerrevolution der 1980er Jahre brachte Gantt Chart in großem Stil in den Vordergrund. Anstatt jedes Mal ein neues Gantt Chart zeichnen zu müssen, konnte bei Bedarf einfach eine neue Projektmanagement-Tabelle kopiert werden.
Bald darauf lernte ich, wie man in Excel ein Gantt Chart erstellt.
Mit dem Beginn des Internetzeitalters in den 90er und 2000er Jahren wurden Gantt Chart noch weiter entwickelt. Jetzt konnten sie gemeinsam genutzt und angezeigt werden – ein echter Teamkalender. Ein Google Docs Gantt Chart war nur ein paar Mausklicks entfernt.
Vorteile von Gantt Chart
Im Vergleich zu herkömmlichen Projektkalendern oder -plänen bieten Gantt Chart als Vorlagen für die Projektplanung einige deutliche Vorteile.
Erstens handelt es sich um visuelle Projektkalender. Sie können sich jedes Beispiel-Gantt Chart ansehen, sogar ohne Datum, und schnell den grundlegenden Aufbau des Projekts erkennen. Welcher Schritt dauert am längsten, welcher wird relativ schnell erledigt sein.
Der Versuch einer vergleichbaren Übersicht wäre in einem herkömmlichen Kalender, der auf den jeweiligen Tag fokussiert ist, nahezu unmöglich.
Zweitens handelt es sich dabei um Vorlagen für die Projektplanung und nicht nur um einfache Zeitpläne. Gantt Chart unterteilen ein Projekt in einzelne Phasen und Aufgaben.
Sie sehen nicht nur, dass eine dreiwöchige Vorproduktion geplant ist, sondern können schnell erkennen, dass diese dreiwöchige Vorproduktion aus zwei Wochen Casting, zwei Wochen Kostümanprobe, einer Woche Location-Suche und einer Woche Bühnenbild besteht.
Natürlich alles übereinander geschichtet.
Viel Glück beim Herausfiltern dieser Art von Informationen aus einer anderen Projektplanungsvorlage.
Drittens (und das ist noch lange nicht der letzte Punkt) sind Gantt Chart ganzheitlich . Ganzheitlich wird im Allgemeinen als das Verständnis definiert, dass alles miteinander verbunden ist.
Gantt Chart sind Projektmanagement-Tabellen, die auf eine visuelle Ansicht spezialisiert sind. Sie vermitteln Ihnen ein intuitives Verständnis davon, wie alles zusammenpasst.
Dies gilt insbesondere, wenn Sie Abhängigkeiten mit unserer kostenlosen Excel Gantt Chart vorlage verwenden. Die traurige Wahrheit ist, dass Sie bei jedem Projekt Fristen verschieben und zusätzliche Zeit für unerwartete Umstände einplanen müssen.
Mithilfe von Gantt Chart können Sie erkennen, wie sich die Änderung einer Sache auf alle anderen auswirkt.
Wie erstelle ich ein einfaches Gantt Chart in Excel?
Wir haben Sie also überzeugt.
Sie haben einige Beispiele für Gantt Chart gesehen. Sie möchten direkt mit der Erstellung Ihres Produktionskalenders beginnen , sind sich aber nicht sicher, wie Sie anfangen sollen.
Keine Angst, wir sind hier, um zu helfen.
Laden Sie als Erstes unsere Excel-Vorlage für Gantt Chart herunter. Es handelt sich eigentlich um ein Gantt Chart von Google Docs. Sie können also, wenn Sie möchten, eine Kopie in Ihrem eigenen Google Drive erstellen.
Wie auch immer, wir werden warten.
Fertig? Fantastisch. Lass es uns tun.
Ausfüllen eines Gantt Chart
Der nächste Schritt nach dem Herunterladen unserer kostenlosen Excel-Gantt Chart vorlage besteht darin, allem eine entsprechende Beschriftung zu geben. Der Name des Projekts, das Unternehmen oder Studio, für das Sie arbeiten, das Startdatum usw.
Dann können Sie die einzelnen Phasen Ihrer Produktion beschriften. Wir haben sie für Sie mit den fünf häufigsten Phasen der Filmproduktion beschriftet, aber Ihre Anforderungen können anders sein.
Gehen Sie dann hinein und beschriften Sie jede Aufgabe, die für jede Phase relevant ist. Auch hier haben wir einige allgemeine Anforderungen ausgefüllt, aber Ihre können anders sein.
Wenn Sie zusätzliche Zeilen HINZUFÜGEN möchten, wählen Sie eine Nummer in der Mitte der entsprechenden Phase. Wir empfehlen die Mitte, um Formatierungsprobleme zu vermeiden.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „1 oben einfügen“ oder „1 unten einfügen“
Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie etwas vergessen haben. Sie können bei Bedarf ganz einfach neue Zeilen hinzufügen.
Da es sich um einen Teamkalender handelt, sollten Sie jeder Aufgabe oder Abteilung einen Eigentümer zuweisen. Dies ist die Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist. Wenn Sie dies als Gantt Chart in Google Sheets erstellen, sollten Sie das Dokument auch mit ihnen teilen.
Bei manchen davon ist es relativ einfach. Der Casting Director ist für das Casting zuständig, während der Location Scout für die Drehorte zuständig ist.
Für einige der allgemeineren Aufgaben, die wir in unsere Excel-Vorlage für Gantt Chart eingefügt haben, wie z. B. „Hauptaufnahmen“, gibt es möglicherweise keine offensichtliche Person, der man sie zuordnen könnte. Sie denken vielleicht an den Regisseur. Schließlich ist er für das Set verantwortlich.
Hier geht es jedoch eher darum, wer für die logistische Überwachung des Sets verantwortlich ist. Abhängig von Ihrem Dreh könnte dies Ihr Regisseur oder Ihr 1. Regieassistent , Produktionsleiter oder Unit Production Manager sein .
Bestimmen Sie den Zeitplan
Jetzt ist es an der Zeit, den Gesamtzeitplan für diesen Projektkalender festzulegen. Handelt es sich um einen Kurzfilm, der in zwei Wochen fertiggestellt werden kann? Um einen Indie-Spielfilm, der mehrere Wochen dauert? Oder verbringen Sie zwei Jahre mit der Erstellung der nächsten epischen Fantasy-Trilogie?
Einige dieser Entscheidungen werden Ihnen durch externe Ereignisse aufgezwungen. Möglicherweise wird Ihnen vom Studio ein fester Veröffentlichungstermin vorgegeben. Möglicherweise können Sie sich das Engagement Ihres Stars nur für eine bestimmte Anzahl von Monaten sichern.
Und natürlich schwebt über allem immer das Gespenst des Budgets. Möglicherweise reicht Ihr Geld in sechs Monaten nur dafür.
Unsere Excel-Vorlage für Gantt Chart ist in 4-Wochen-Schritten oder ungefähr einem Monat verfügbar. Zugegeben, die Kalendermonate werden gelegentlich 5 Wochen lang sein, aber für die Zwecke unseres Gantt Chart beispiels sollte diese Näherung ausreichen.
Der einfachste Weg, mehr Zeit hinzuzufügen, besteht darin, den Kalender in ein neues Blatt zu duplizieren. Gehen Sie dazu einfach nach unten zur Registerkarte „Monat 1“. Klicken Sie auf den Pfeil daneben und wählen Sie „Duplizieren“.
Benennen Sie den Kalender um, um den jeweiligen Monat anzuzeigen, und nummerieren Sie dann jede Woche neu. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, wie es für Ihre Produktion erforderlich ist.
Fügen Sie Ihrer Projektplanungsvorlage Termine hinzu
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre geschätzten Zeitpläne für jede Aufgabe auszufüllen. Vorerst verlassen Sie sich dabei auf Ihre Erfahrung, die Erfahrung Ihrer Abteilungsleiter und altmodisches Raten.
Dies kann und wird sich wahrscheinlich auch ändern, wenn die Praxis ans Licht kommt.
Dieselben externen Faktoren, die Ihnen bei der Festlegung Ihres ursprünglichen Zeitplans geholfen haben, werden auch hier eine Rolle spielen. Wenn Sie Ihren Star nur für drei Wochen verpflichten können, müssen Sie mit einer dreiwöchigen Produktion rechnen.
Um Aufgaben hinzuzufügen, wählen Sie in der entsprechenden Zeile die Tage aus, die Sie blockieren möchten. Wählen Sie das Symbol „Füllfarbe“ aus. Es sieht aus wie eine Farbdose. Wir haben unten eine vorgeschlagene Legende für Sie erstellt, die Sie jedoch nach Bedarf ändern können.
Da sich die Produktion selten genau auf die Standard-Fünf-Tage-Arbeitswoche übertragen lässt, haben wir alle sieben Wochentage in unsere Excel-Vorlage für Gantt Chart aufgenommen. Beachten Sie beim Ausfüllen die Arbeitsgesetze und die Art der Arbeitswoche, die Sie verwenden werden.
Möglicherweise müssen Sie mehrere Balken in derselben Zeile erstellen.
So können Sie bei besonders langwierigen Aufgaben, wie z. B. Hauptaufnahmen, problemlos von einer Woche zur nächsten blättern. Wenn Sie in den nächsten Monat blättern müssen, springen Sie auf das nächste Blatt und fahren Sie nach Bedarf fort.
Nachdem Sie Ihre Daten ausgewählt haben, gehen Sie zurück zur Spalte „Dauer“ und geben Sie die Dauer der Aufgabe ein. Die Basisangabe erfolgt in Tagen, aber bei besonders langen Aufgaben kann es effizienter sein, die Anzahl der Wochen anzugeben.
Sobald Sie jede Aufgabe geplant haben, ist es an der Zeit, die Länge jeder Produktionsphase anzugeben.
Wählen Sie in der Leiste neben jeder Phase (Entwicklung, Vorproduktion usw.) die Zelle direkt über der ersten Aufgabe in der Phase aus. Ziehen Sie den Cursor ganz nach unten bis zum Ende der letzten Aufgabe.
Gehen Sie nun zurück zu diesem Füllsymbol und wählen Sie eine Farbe aus, um die Länge jeder Phase anzugeben. Auch hier haben wir Ihnen eine Beispielfarbe vorgeschlagen, aber Sie wählen die Farbe aus, die für Sie am besten geeignet ist.
Tragen Sie unter „Dauer“ der Phase die gesamte Länge dieser Phase ein, einschließlich arbeitsfreier Tage wie Werktage und Feiertage.
Glückwunsch! Sie haben Ihre Produktion in einem Gantt Chart in Google Sheets eingetragen. Trinken Sie einen schönen Schluck Tee. Sie haben es sich verdient rococo.
Optional: Abhängigkeiten hinzufügen
Streng genommen ist dieser Schritt nicht notwendig. Wenn Sie jedoch glauben, ein Meister der Projektmanagement-Tabellenkalkulation zu sein, können Sie auch unsere Excel-Vorlage für Gantt Chart verwenden, um Abhängigkeiten zu erstellen.
Der erste Schritt besteht darin, zu identifizieren, welche Ereignisse selbst Abhängigkeiten darstellen. Was muss abgeschlossen werden, bevor etwas anderes beginnen kann?
Abhängigkeiten funktionieren am besten, wenn Sie konkret sind. Es gibt viele Dinge, die erledigt werden müssen, bevor die Produktion beginnen kann. Wenn Sie also alle diese Dinge als Abhängigkeiten auflisten, hilft das Ihrer Projektplanungsvorlage nicht besonders.
Für die Entscheidung, ob Aufgaben abhängig sind, gibt es zwei gute Faustregeln:
- Wenn ich die erste Aufgabe verschieben müsste, müsste ich dann die zweite Aufgabe genauso lange verschieben?
- Wäre es offensichtlich, dass ich diese zweite Aufgabe verschieben musste?
Wenn die Antwort auf die erste Frage „Ja“ und die zweite „Nein“ lautet, handelt es sich um abhängige Aufgaben.
Um diese in unserer Excel-Vorlage für Gantt Chart zu markieren, gehen wir zunächst zum letzten Tag der ersten Aufgabe. Gehen Sie zurück zu unserer alten Freundin, der Füllfarbe, und wählen Sie eine Farbe aus (wir schlagen für unsere Legende Gelb vor). Geben Sie nun einen Großbuchstaben ein. Beginnen Sie mit „A“ und arbeiten Sie sich durch das Alphabet nach unten.
Wenn Sie es durch ein Wunder bis „Z“ schaffen, fahren Sie mit „AA“ fort. Und überlegen Sie ernsthaft, unsere Produktionskalender-Software auszuprobieren, denn das ist vielleicht zu viel verlangt von einer Projektmanagement-Tabelle.
Suchen Sie nun das zweite Ereignis (das „abhängige Ereignis“). Färben Sie den ersten Tag in derselben Farbe wie zuvor. Geben Sie denselben Buchstaben ein, diesmal jedoch in Kleinbuchstaben.
Wenn Sie beispielsweise am letzten Tag Ihres ersten Ereignisses „A“ eintragen, tragen Sie am ersten Tag Ihres abhängigen Ereignisses „a“ ein.
Optional: Anmerkungen
Wir haben unten in unserer Excel-Vorlage für Gantt Chart einen Bereich erstellt, in den Sie beim Ausfüllen Ihres Diagramms alle erforderlichen Notizen oder Anmerkungen einfügen können.
Geben Sie dem betreffenden Tag einfach eine Nummer und machen Sie eine Notiz im Anmerkungsbereich. Einige Dinge, die Sie dort möglicherweise eintragen möchten, sind:
- Änderungen am Drehort
- Verzögerungen
- Feste Fristen
Oder eigentlich alle Notizen, die Sie für Ihre Produktion als notwendig erachten.
Überarbeiten Ihrer Excel-Vorlage für Gantt Chart
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie über unsere Excel-Vorlage für Gantt Chart wissen sollten, ist, dass sie keineswegs in Stein gemeißelt ist. Sie ist auch nicht als Ersatz für einen Drehplan gedacht , der viel detaillierter ist als das Gantt Chart.
Unsere Projektplanungsvorlage ist für flexible Zeitpläne konzipiert. Zu Beginn sind Sie noch so weit im Voraus, dass Sie unmöglich wissen können, wie lange bestimmte Aufgaben dauern werden.
Der Editor wird Ihnen eine genaue Schätzung geben, wie lange der erste Schnitt dauern wird, sobald Sie ihm das gesamte Filmmaterial geben. Passen Sie Ihre Schätzung entsprechend an und rechnen Sie damit, wie sich dies auf alles andere auswirkt.
Denken Sie auch daran, dass es sich um einen Teamkalender handelt. Sie möchten Ihr Team auf dem Laufenden halten. Wenn Sie ein Gantt Chart in Google Docs verwenden, geben Sie es an Ihr Team weiter und stellen Sie sicher, dass die Änderungsbenachrichtigungen aktiviert sind.
Fazit
Gantt Chart haben eine lange, bewegte Geschichte. Mit ihnen haben die Menschen die Natur gezähmt und Unmögliches geschaffen.
Und mithilfe unserer kostenlosen Excel Gantt Chart vorlage wissen Sie jetzt, wie Sie selbst ein Gantt Chart in Excel erstellen. Oder Sie können es kopieren und ein Google Sheets-Gantt Chart erstellen, je nach den Anforderungen Ihres Shootings.
Gehen Sie also in die Welt hinaus und schaffen Sie Ihr eigenes Unmögliches.
Wenn Sie mehr über Produktionskalender erfahren möchten, können Sie hier alles über die Grundlagen zur Erstellung eines Produktionskalenders lesen und unsere Produktionskalender-Software kostenlos testen!